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主题词又称叙词，是在标引和检索中用以表达文献主题的人工语言，具有概念化和规范化的特征。主题词的选取需要依据主题词表。公文主题词在应用文写作、公文写作等领域都非常重要。
公文主题词是为了给计算机进行公文信息处理（存贮和检索公文）提供标识。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。