工程档案的归集由建立单位担任，其应在主条约中明白档案编写归集的相干的请求；档案中具体文件内容由施工单位编写，之后交由建立单位。如为总承包形式，由总承包单位担任收集完全各个分包单位的工程文件后再交由建立单位。建立单位的技巧担任人跟法人代表在已组卷成册的工程文件上签字盖章，再向城建档案馆提出档案验收请求及卷宗移交请求。
工程档案的外部表示情势有纸质档案、声像档案（如照片、录像）、电子档案（如CAD图纸、与纸质档案分歧的扫描件等）。经由过程卷宗内的卷内备考表可能开端知晓档案涵盖的文件范例、具体数量，以便于查询利用的疾速实现。