文件盒文件如何整理归类

归档文件整理的基本方法

一、装订

1、件的区分

件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件; 会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

2、装订方法

每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前,复件在后;转文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后。

每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可;文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。

二、分类

1、分类方法

根据实际情况，我们选择以下分类方法

保管期限-年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：

长久： 2001 年、2002 年、2003 年⋯.

定期： 2001 年、2002 年、2003 年⋯.

2、编制分类方案

分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。

(1)引言，提示分类方法。如按保管期限-年度，还是按其它分类方法。

(2)类别序号，是最低一级类目(机构或问题)的序号

(3)类目名称， 按机构分类的， 机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处;按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。

采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。

3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。